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仕事を効率化させて定時で帰ろう!ToDoリストの活用方法!

2019年8月29日

こんにちは、おでんです。

 

☹定時で帰りたいけど仕事が終わらない。
☹もっと効率よく仕事したい。

 

そんな風に考えている方多いかと思います。

 

今回は仕事を効率化するために

Todoリストの活用方法をご紹介したいと思います。

 

Todoリストとは?

Todoリスト=することリスト

 

何をいつまでに、誰がやるのかということを具体的に記載するものです。

 

Todoリストを活用することで、今やらなければいけない作業が明確化します。

 

つまり、仕事の優先順位が一目でわかり効率的に仕事がすすみます。

 

Todoリストを活用することで仕事の効率化が図れ早く仕事が終わり定時に帰ることができます。

 

空いた時間で趣味やスポーツ、自分の時間の確保に繋がります。

 

実際に活用方法を見ていきましょう。

 

(例)

・企画書作成(本日中)

・○○様へのお手紙(●月●日までに)

・会議資料(△月△日までに)

・メールの返信(今週中)

・書類の整理(今月中)

 

上記のようにやらなければいけないことを書き出します。

 

日付を書くとよりわかりやすいです。

 

ポイントは優先順位が高いものを上に記載してきます。

 

 

個人的にはメモ帳でTodoリストを作成しています。

 

メモ帳であれば会議中でも開けるしポケットにいつでも忍ばせておくことができる。

 

実際にペンで書くことによって記憶されやすい点があります。

 

 

※Todoリスト使用上の注意点

・優先順位が高いものに手を付けている間は、他のものに手をつけない

これは鉄則です。あれもこれもと手をつけてしまうと効率が格段に下がってしまうからです。

・綺麗すぎないメモ帳を使う。

 

 

 

Todoリストは書き込んだり、消したり、補足したりと結構汚くなりやすいので高いメモ帳はいりません。

 

私はA4のコピー用紙を四つに折りクリップで止めています。

 

安価ですし、自分の好きなようにに書ける。補充が聞くし、汚くなったら捨てる。おすすめです。

 

Todoリストのデメリット

ここまでTodoリストのメリットをお話してきましたが

もちろんデメリットもあります。

 

それは、リストを作成し仕事を達成した気分になってしまうことです。

まり、仕事を先延ばしにしやすい特徴もあります。

 

Todoリストを作成することに尽力しすぎて肝心な仕事が終わらないということにならないようにしましょう。

 

それを解決するために方法を紹介します。時間設定をするです。

 

この作業は何時に何分かけるようというようにいつ、どこのタイミングで行うかまで記載できると良いです。

 

 

ここでカレンダーを使うのも一つの手でしょう。時間が明確になることで、この時間で作業をしなくてはいけないとなるのでお勧めです。

 

 

Todoリストは前日・朝に作成しましょう。

 

Todoリストを作成して作業時間がなくなると本末転倒です。Todoリストを作成しながら一日のシュミレーションをすることが大切なのでTodoリストは朝・もしくは前日に作成しましょう。

 

すぐに終わる作業はそこでやってしまう

 

 

メールを返す

書類をまとめる

 

 

すぐに終わる作業は、その場で行った方が良いです。

 

だいたい1~2分程度終わる作業はその場で行いTodoリストには記載しないようにしましょう。

 

Todoリストを活用し定時で帰りましょう。

 

ここまで、Todoリストのメリット・デメリットを紹介してきました。

 

あくまでも仕事を効率的に進めるツールであることを覚えておいてください。

 

自分にぴったり合うTodoリストを使い仕事を効率化させ

早めに仕事を終えて定時に帰りましょう!

 

最後まで読んでいただきありがとうございました。

 

関連記事①<<「仕事が多くて帰れません」定時で帰る具体的な方法とメリットを紹介します。

関連記事②<<【帰れる雰囲気じゃない】~定時で帰るための解決方法~

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